Témoignage d'un utilisateur du CRM culturel Mascaron
Témoignage de Mascanaute
Avec Marjorie Lurol, directrice
Le théâtre le verso, un théâtre stéphanois
Théâtre à échelle humaine situé au cœur de Saint-Étienne, le Théâtre Le Verso, c’est : 50 places assises, un espace de convivialité pour échanger autour d’un verre, une scène et une équipe toujours disponible !
Le Verso a pour vocation d’accompagner les compagnies locales, qu’elles soient nouvellement créées, fraîchement arrivées sur le territoire ou implantées dans les départements limitrophes. C’est à la fois un outil mis à disposition des compagnies pour créer les spectacles de demain, un lieu de pratique artistique et un incubateur de nouvelles formes.
Notre deuxième objectif : la culture pour toutes et tous. Nous souhaitons être un point de rencontre entre les gens, où la liberté d’imaginer, de transmettre et de créer ensemble est une priorité. Nous défendons un théâtre libre, joyeux, collectif et nécessaire, en faisant de la place à celles et ceux qui cherchent, qui créent, qui rêvent.
Pourquoi Mascaron ?
Ce projet a été porté par notre responsable des relations publiques, qui avait besoin d’un outil performant pour la gestion de notre base de données, de la communication et des projets (EAC et médiation).
Après avoir étudié plusieurs options, nous nous sommes tournés vers Mascaron, qui offrait de nombreuses fonctionnalités à un tarif adapté. Avec Mascaron, nous disposons d’un outil qui nous fait gagner du temps et de l’efficacité sur deux postes : la communication et les relations publiques.
La base de données est gérée collectivement et toujours actualisée, il n’y a plus de pertes d’information. La gestion quotidienne des e-mails est devenue fluide et bien tracée, pour un suivi collectif.
Le suivi des projets et des représentations scolaires sont simplifiée, avec une vraie vision d’ensemble grâce aux pipelines. Nos newsletters sont plus esthétiques et surtout plus efficaces . Du coup, nous avons supprimé les envois massifs à l’aveugle et communiquons désormais mieux, pour un coût moindre. Le temps et l’argent économisés nous ont permis de lancer des campagnes SMS ciblées.
Nos outils sont mutualisés dans un seul espace grâce aux fonctionnalités « agendas », « dates » et « tournées ». Ils sont aussi partageables avec nos interlocuteurs externes, ce qui évite la duplication d’informations et nous fait gagner énormément de temps !
Nous avons pu nous approprier le logiciel sans formation : Grace à l’IA intégrée capable de répondre à nos questions, et le support disponible et très réactif pour les quelques questions de démarrage.
C’était comment avant ?
Avant, nos bases de données étaient souvent obsolètes et dispersées : dans le logiciel de billetterie, des fichiers partenaires non actualisés ou enfouis dans les messageries de chacun. Résultat : beaucoup de pertes d’information et des communications peu efficaces. Certaines personnes recevaient même plusieurs fois le même message ! Les retours du public étaient faibles et peu visibles sur notre billetterie. Nos partenaires scolaires étaient souvent les mêmes.
La gestion de nos agendas se faisait principalement à l’oral… Aujourd’hui, tout est centralisé et fluide. Nous utilisions encore beaucoup d’outils papier dans nos bureaux ; désormais, tout est dans Mascaron, sur un seul support.
Comment travaillez vous avec Mascaron ?
Notre responsable des relations publiques est la référente sur le logiciel et la base de données.
Nous avons réfléchi à notre nomenclature, notre arborescence et notre fonctionnement sur les différents outils (base de données, pipelines, dates, etc.).
Elle supervise les importations et veille à ce que la base reste toujours à jour. Chaque membre de l’équipe met ensuite à jour les fiches selon ses interlocuteurs privilégiés, ce qui garantit des communications ciblées et complètes lors de nos communications de grandes ampleur. Grâce à Mascaron, nous travaillons tous sur une base de contacts centralisée : chaque création ou correction de fiche est immédiatement accessible à toute l’équipe.
La personnalisation de l’outil permet à chacun de l’adapter à ses besoins, tout en travaillant collectivement sur la même plateforme.
Nos communications quotidiennes et nos emailings sont désormais centralisés. Toutes nos actions sont plus efficaces, avec un suivi précis. Lancer une campagne n’est plus une corvée, mais un plaisir, surtout quand on voit les vues et les clics s’accumuler ! L’impact est réel, tant sur nos ventes de billets que sur le remplissage des représentations scolaires ( augmentation d’environ 30% !)
Nous avons également organisé nos agendas dans Mascaron, en lien avec nos Google Agendas, et nous suivons notre saison à travers les dates. Chaque date posée est visible avec son avancement : ce n’est plus un sujet à reprendre en réunion.
Mascaron a rendu notre travail d’équipe bien plus fluide et efficace. Gagner du temps en faisant mieux : c’est exactement ce que nous cherchions. Et ça fonctionne !
Et maintenant ?
Aujourd’hui, débarrassés des tâches chronophages, nous pouvons nous consacrer plus sereinement à notre programmation et au rayonnement du théâtre. Nous avons aussi davantage de temps pour accompagner les compagnies. Mascaron nous a même libéré suffisamment de temps pour que nous commencions à constituer notre réseau de bénévoles que nous pouvons animer à distance par campagne de Newsletters ou encore par SMS… Ce qui, pour nous, est une belle réussite.
La prochaine étape consiste à interfacer notre logiciel de billetterie avec Mascaron, afin que l’ensemble de notre base de spectateurs soit automatiquement synchronisé (création, modification, suppression). Nous attendons avec impatience que l’équipe de Mascaron rende cette fonctionnalité disponible.
